科技進步能使我們提供服務時過程更暢順、生產力更高。效率促進組的其中一個職責,是識別利用新科技來提高生產力和改進公共服務的應用機會。我們不時進行先導計劃,或在服務中引進新科技,以測試新系統和軟件的成效,藉以向其他部門作出示範,並在它們採用新系統時給予明智的建議和支援。


我們有兩個重點關注的範疇。

1

第一個範疇是應用創新的資訊和通訊科技,以提高生產力和公共服務的效益。這方面的例子有企業資訊管理系統、政府人力資源管理服務和1823的大數據分析。

相關項目: 企業資訊管理的應用

政府展開了企業資訊管理計劃,幫助各決策局和部門改進資訊和知識管理,方便個人、團隊和部門合作,目標是改善政府整體運作效率。


效率促進組在200912月展開企業資訊管理計劃,於七個月內完成了系統開發。這個項目包括一個關於分享資訊和知識的變革管理計劃,以及一個知識管理合作和檔案管理的綜合系統。透過系統化的程序,我們取得大量有用知識,並成立了一個協作平台,讓內部員工以及分派到各部門的管理參議職系的同事參與交流。我們亦開發了一個符合政府檔案處標準的電子檔案保管系統,讓檔案管理更具效率和效益。這個項目為我們提供了許多經驗,亦為其他決策局和部門提供了一個實際運作中的系統作為參考對象。


憑藉有關的知識和經驗,我們為各決策局和部門提供關於實施企業資訊管理的顧問服務,內容包括知識管理、變革管理和業務流程重整。更精確地說,我們幫助各決策局和部門制定實施企業資訊管理的策略。我們也支援政府檔案處和政府資訊科技總監辦公室,發展實施電子檔案保管系統的最佳實務指引。


相關項目: 政府人力資源管理服務計劃

效率促進組是實施政府人力資源管理服務計劃的四個先導單位之一。這個計劃採用「共享服務」方式以及雲端運算來開發一個可以支援整個政府的人力資源管理系統。計劃旨在改進人力資源運作的效率和效益,並支援策略性決策、人力以及人才的規劃和發展,以幫助實現公共服務的願景、使命和目標。

「人」和「程序」是科技應用的成功關鍵。我們除了檢視計劃於本組的實施外,也支援其他先導單位,協助它們取得員工支持及提升設計的可用性。我們制定了一個變革管理計劃,在人力資源管理服務計劃實施的過程中與持份者溝通並提供支援。另外也進行了一個用戶體驗設計研究,為整個項目的系統開發建立設計指引和標準。

從這個先導計劃取得的經驗,為日後將共享服務擴展至更多公共服務領域奠定了良好基礎。


  1823 大數據分析

我們在 1823 使用大數據技術,分析投訴和查詢數據,將分析結果提供予各決策局和部門,幫助它們改善公共服務。每日與市民溝通都會收集到大量數據,當中包括因無法即時解答而被轉介到其他部門的查詢和投訴,1823 會從中進行分析。這些無法即時解答的個案,反映 1823 知識庫的資料可能有所不足,或表示有關部門可能需要重新分配資源,以應付某個服務範圍日漸增長的投訴。數據分析能提供有價值的指標,幫助思考如何改善日常運作,以及提高公共服務的品質。


2

第二個科技應用的重點範疇是加強與市民的聯繫,以及方便他們取得公共資訊和服務,例子是 1823 和政府青少年網站。

  1823 與市民聯繫的新方式

1823一直在探索與市民聯繫和提供政府資訊及服務的新方式。2012年,政府推出「上落無障礙」升降機安裝計劃,以提供無障礙通行的環境。為了方便公眾建議安裝升降機的地點,1823推出了一個專題網站。網站使用互動網上地圖,讓市民能輕易標示確切位置,免卻輸入長篇敍述的麻煩。另一個例子是1823網站的常見問題集。使用者只須使用搜尋引擎,便可以隨時從200個常見問題中找到所需資訊,不必回到常規的查詢渠道。


  政府青少年網站 (Youth.gov.hk)

利用科技,一站式青少年入門網站 Youth.gov.hk 拉近我們與目標群的距離。

在傳統網頁外,政府青少年網站持續開發不同社交媒體平台,如 Facebook、Instagram、Youtube、Twitter 和微博等,鼓勵年輕人與政府溝通。

我們應用不同科技,方便市民隨時隨地取得政府的資訊和服務。客戶導向是重要一環,採用適應式網頁設計,能充分照顧不同流動裝置的使用者; 搜尋引擎最佳化能提升網頁的有機搜尋效果;內容定向能根據使用者行為調節網頁內容;而位置為本服務能通過探測使用者的地理位置,提供相配內容。 對於機構用戶,我們提供了網上應用系統(Feedin) 這個數據交換工具,幫助我們機構伙伴透過這平台推廣活動。康樂及文化事務署、義務工作發展局和香港青年協會已經與我們的系統建立直接聯繫。透過善用科技,Youth.gov.hk能輕易地聯繫年輕人,而效率促進組正學習新技術及方法,讓其他部門參考,以服務新一代。