機構隨著時間發展,往往將現行工作的做法編納成規,亦會擔當一些新的職責。外在環境的轉變會令服務需求或期望改變,但相關機構可能因未及適應而未能滿足這些需求或期望。因應職責和對公共服務需求的改變檢討機構的現行架構,有助機構:

  • 確保資源和管理人員的專注能分配到真正須優先處理的事項;
  • 確切並適時了解服務對象的需要,提供更具效率和成效的服務;
  • 減少由架構造成的障礙,使運作流程更具成效;
  • 減少監管層級和重疊的工作,加強員工的職能;
  • 開拓更多有價值的職務,增加員工滿足感;
  • 把握機會引進新設備和科技 ;
  • 提升應付日後變化的能力;以及
  • 減低成本。

 

效率促進組透過以下方式為各決策局和部門提供服務:

1
協助主要官員進行決策局和部門檢討
2
根據機構實現現行目標所取得的成績,以及與最佳模式作出比較,藉此檢討現行組織架構、功能、角色及職責等各方面的成效
3
參考其他政府和私營機構的最佳運作模式,協助設計全新的組織結構、功能、角色及職責,或提出修改
4
提供服務和資源,包括通過個別計劃和改革管理,協助機構過渡至全新或重組的架構

效率促進組提供檢討、設計和促進實踐的一站式服務,例子可參考以下個案。


相關項目: 海事處組織架構檢討

2013年中,海事處制度改革督導委員會委託我們為海事處進行組織架構檢討,旨在識別需要改善的範疇,並提供建議,以加強海事處履行其核心功能和職責時的效率與成效。

檢討的第一階段包括本地船隻的發牌、證書簽發和相關規管工作。我們就海事處相關組別的運作效率、內部溝通與合作、資訊透明度和責任交代方面提出改善建議。

檢討完成後,我們成立了一個專責小組,為海事處其他業務進行組織架構檢討,並在研究建議的執行和改革管理方面,提供持續支援。