私隱政策

效率促進組認為保障個人資料中的私隱,對於維持公眾對公共服務的信心,十分重要,故此致力履行和遵守《個人資料(私隱)條例》(該條例)(第486章)

持有的個人資料種類

效率促進組持有的個人資料分為五大類:

  • 顧問記錄,包括顧問公司職員的個人資料、效率促進組主理的一般管理顧問服務網站所載顧問公司的公司代表記錄,以及就顧問研究項目所進行的用戶調查參與者的個人資料。

  • 政府青少年網站(青少年網站)記錄,包括青少年網站電子通訊訂閱者的電郵地址,以及參與青少年網站所進行的調查/活動或在該等調查/活動中提供資料的人士或機構僱員的個人資料。

  • 社會創新及創業發展基金(社創基金)記錄,包括社創基金專責小組主席及成員的個人資料,以及參與社創基金秘書處所舉辦的活動、表示有意多了解社創基金或就社創基金提出查詢、建議或投訴的人士或機構僱員的個人資料。

  • 與僱傭相關記錄,包括職位申請書、僱員的個人資料、學歷及資歷、工作履歷、薪金及津貼、服務條件及條款、房屋福利、醫療記錄、假期及旅費、培訓、投資、外間工作、工作表現評核、晉升選拔委員會的評核結果、行為及紀律、退休及長俸,等等。

  • 其他記錄,包括行政及運作檔案、會議記錄、採購物料和服務的報價單及價格、根據《公開資料守則》及該條例提出的要求,以及向效率促進組提出而可辨別當事人個人身分的查詢及投訴。

保存個人資料的主要目的

  • 保存顧問記錄中的個人資料,是為了評核顧問公司的能力和監察顧問的表現;就一般管理顧問服務網站的公司進行登記,以助決策局/部門採購管理服務;以及在推行研究計劃時分析公共服務使用者的行為和喜好;

  • 保存青少年網站記錄中的個人資料,是為了發出青少年網站電子通訊和方便聯絡;

  • 保存社創基金記錄中的個人資料,是為了方便聯絡、推廣和宣傳,以及方便處理查詢、建議和投訴;

  • 保存與僱傭相關記錄中的個人資料,是為了招聘和人力資源管理的目的,包括與委聘僱員、僱員福利、解僱、工作表現評核及紀律等相關的事宜;

  • 保存其他記錄中的個人資料,視乎記錄的性質而定,是為了不同的目的,例如管理辦公室的職能和活動,就政策或運作事宜徵求意見,採購物料及器材,僱用服務,以及處理內含可識別個人身分的資料的查詢或投訴。

瀏覽本組網站時將予收集的資料

政府會記錄瀏覽本組網站的情況,但不會收集任何可識別使用者身分的資料。如此收集的一般統計數據會用作擬備統計報告,以及分析電腦系統或與其相關的問題,以助政府改善本組網站的運作。

本組網站的搜尋服務由政府僱用的獨立承辦商提供。該獨立承辦商告知本組,他們通過本組網站提供搜尋服務時,並不會收集可資識別個人身分的資料。該獨立承辦商會與政府分享其通過搜尋服務所收集到並無記錄身分資料的數據,以便政府對各個網站進行流量分析。政府不會把從該等搜尋活動中所取得的數據,與政府所持有的任何個人資料作出比對。

實務守則

首席行政主任(效率促進組)是本組的資料保障主任,負責監察本組遵從該條例的情況。

收集個人資料

在收集個人資料時,效率促進組會先確定以下各點:收集資料的目的是合法並與本組職能或活動直接相關的;收集資料的方法就每宗個案的情況而言是合法和公平的;以及就收集資料的目的而言,所收集的個人資料是必需的,屬足夠但不超乎適度。

個人資料的準確度和保留期

本組會採取切實可行的步驟,以確保個人資料準確和不會過時。個人資料的保存時間,不會超過保存以貫徹該資料被使用於或會被使用於的目的(包括任何直接有關的目的)所需的時間。

使用個人資料

所有收集得到的個人資料只會用於收集資料的目的或直接有關的目的,而資料當事人會在提供資料前獲告知該目的。在作出上述通知後,本組或會在處理個案時把收集得的個人資料移轉給本組會聯絡的各方。

保安

本組採取切實可行的步驟,以確保個人資料獲妥善保護,不會在未獲准許下或意外地被他人查閱、處理、刪除、使用,或遭喪失。

政策透明度

我們的私隱政策及實務守則已上載到本組網站。

處理私隱遭侵犯的情況

如有個人資料遺失或泄漏,或有理由相信個人資料的安全已受到威脅,本組設有機制匯報事件和處理私隱遭侵犯的情況。如懷疑私隱遭侵犯,資料當事人可致函資料保障主任(聯絡方法見下文)提供相關資料,以便本組調查。

持續檢討和監察

本組根據該條例第27條的規定備存保障資料記錄簿,記下拒絕持有/查閱/改正資料的要求。本組並會定期檢討私隱政策聲明。

查閱和改正資料要求

如欲查閱或改正個人資料,請填妥個人資料私隱專員公署指明的《查閱資料要求表格》(OPS003),並把填妥的表格以傳真(傳真號碼:2524 7267)或電郵(電郵地址:euwm@eu.gov.hk)方式送交資料保障主任,或郵寄至以下地址:

香港灣仔
告士打道5
稅務大樓41
效率促進組
資料保障主任[首席行政主任(效率促進組)]

在處理查閱或改正資料的要求時,我們會核實提出要求者的身分,以確保該人在法律上有權提出查閱或改正資料的要求。

收費

對於因應查閱資料要求而提供的個人資料,本組會根據現行的標準收費,或根據財經事務及庫務局局長批准的收費,收回影印的成本。

二零一五年三月